介護ソフトを一覧から検討する際のポイント

介護ソフトの選び方

介護ソフトの種類はたくさんあって、どれを選べば良いか悩む人は多いと思います。

今使っているソフトから変更したい、新規に導入したいと考えた時に、まずすべきことを挙げてみましょう。

どの機能が必要か見極める

• はじめに、どの機能が必要か見極めることが大切です。
• 一般的に評判の良いソフトでも、使わない機能がたくさんあるようでは無駄になる可能性があります。
• すでに使用している場合は使っていない機能はないか、追加したい機能はないか、考えてみましょう。

業種や事業所の規模などに合わせたソフトを選ぶ

• これから導入を検討している場合は、業種や事業所の規模などに合わせたソフトを選ぶのがお勧めです。
• 必要な機能は、業種によって異なります。
• 訪問介護や通所介護、介護付き有料老人ホームなど、それぞれに合ったソフトを選ぶ必要があるのです。

優先順位を決める

必要な機能に優先順位を付け、実際の業務の流れをデモや体験版で試しましょう。操作性と導入支援まで確認すると、事業所に合う製品を選びやすくなります。

必ずいくつかの介護ソフトを比較してから選ぶようにしましょう。
比較することで自ずとベストな介護ソフトが見えてくるからです。

介護ソフト選びのポイント

豊富な介護ソフトの中からぴったりの介護ソフトを選ぶためには、いくつかのポイントがあります。

導入してから失敗のないように、必ずチェックして欲しいポイントを、ご紹介いたします。

サポート体制はどうか？

• 導入するにあたり、全てがスムーズに進むとは限りません。
• 特に初めて介護ソフトを導入する場合、多くの疑問が出てくることは珍しくありません。
• その疑問をすぐに解決してくれることは、かなり重要なことです。

• 担当者の説明が不十分であったり、トラブルの際の対応が遅いようでは、サポート体制が良いとは言えません。
• これは導入してからも、同じです。
• 万が一に備えたサポート体制は、必ず確認しておきましょう。

制度改正に伴うアップグレードの迅速さは？

介護保険制度や介護報酬は、定期的に改正されます。
それに伴い、書類の書式だけでなく、請求金額にも変更が生じることがあります。

制度や報酬改定への更新方法、提供時期、追加料金、サポート範囲を確認しましょう。更新と端末入れ替えの際に、現在のデータを引き継げるかも確認すると安心です。

入力画面の見やすさや使いやすさは？

業務を効率良く進めるために導入するのですから、誰もがわかりやすく、使いやすいソフトであるべきです。
入力画面がシンプルかつ色分けなどで見やすい工夫がされていれば、パソコンが苦手な人でも入力しやすいと思います。

また、毎日使うことを考えると、文字の大きさや行間なども、見やすいものがよいですよね。
迷うことなく目的の機能や項目を探せれば、より効率良く業務がはかどります。

価格は妥当？

• 機能やサービスのわりに価格が高いものを選んでしまっては、もったいないです。
• どうせ導入するなら、価格に見合った以上のものを選びたいのが本音ではないでしょうか。
• 介護ソフトの中には、たくさんのサービスが無料でついているコストパフォーマンスの良いものがあります。

端末貸与や採用支援などの付帯サービスがある場合は、対象プラン、追加料金、利用条件を確認します。ソフト本体の機能と付帯サービスを分けて比較しましょう。

逆に、安いからといって安易に決めてしまうと、あとから足りない機能がたくさんあることに気がつき、あまり役に立たないなんてことも起こり得ます。

価格と機能のバランスは、介護ソフトを選ぶ際にも重要であると覚えておいてください。

業務効率は高まる？

何より大切なのは、その介護ソフトを導入することで、業務効率がどのくらい高まるかというポイントです。

• パソコン上で確認できるようになると、どの職員でもすぐに状況を把握できるようになります。
• 導入することで、申送り業務が減らせるだけでなく、ミスが減ることにも繋がります。
• リアルタイムで情報共有することも可能です。

業務効率への効果は、導入する機能と現場の運用によって異なります。体験版で入力・確認・請求の時間を測り、導入前後で何を減らせるか確かめましょう。

介護ソフトを導入することで、難しい操作に時間をとられたり、必要のない機能に惑わされることがないようにしたいものです。
そのためには事前に調べたり、体験版を試したり、サンプルをしっかり見ることをお勧めします。
まずは比較検討することが導入の第一歩ですので、ホームページや資料請求などで、積極的に情報を得るようにしましょう。

介護ソフトとは、介護業務に関わる事務作業を効率よく進められる、支援ソフトです。

介護業務に関わる事務作業を効率よく

介護事務の仕事には、保険請求や利用者様への請求書作成、介護記録、スケジュール管理、シフト管理、計画書作成などなど、たくさんの作業がありますよね。介護ソフトを利用することで、それらの事務作業にかかる時間が大幅に削減できます。

介護ソフトで出来ること

介護ソフトにはいくつかの種類があり、その種類によって出来ることが異なります。【介護ソフトで出来る主な機能】

ほとんどのソフトが事業の種類に合わせた内容になっていますが、メーカーによって多少違いがありますので、購入前に必ず確認しておきましょう。また、オプションで追加してカスタマイズ出来るソフトもありますので、はじめから必要なものだけ選ぶのもお勧めです。

介護ソフトには、パッケージ型とクラウド型があるのをご存知でしょうか？

どちらも目的は同じで、業務効率を高めるために導入するソフトなのですが、異なる点がいくつかあります。

一番大きな違いは、導入形態

中でも一番大きな違いは、導入形態でしょう。
パッケージ型は、自社のパソコンなどにソフトをインストールして使います。

パッケージ型は事業所の端末などへソフトを導入して利用します。日常入力をオフラインで行えるか、更新・認証・伝送に通信が必要かは製品によって異なります。

• それに対してクラウド型は、専用のアプリケーションなどを使用して、インターネット経由でソフトを利用する形になります。
• 利用するためにはインターネット回線が必須ですが、逆を言えばインターネット回線があればどこにいてもソフトを利用することができます。
• タブレットを使って利用することも出来ますので、パソコン操作が苦手な人でも使いやすい利点もあります。
• また、複数の端末から操作しやすいのも、クラウド型と言えるでしょう。

パッケージ型とクラウド型は、どちらが優れているというものではなく、使い方や事業所の形態によって選ぶものです。
まずは双方のメリット・デメリットについて確認してみることをお勧めします。

パッケージ型とは

介護ソフトにはパッケージ型とクラウド型の2種類があります。

こちらではパッケージ型について、説明します。

インターネット回線がなくても利用できる

パッケージ型は事業所の端末などへソフトを導入して利用します。日常入力をオフラインで行えるか、更新・認証・伝送に通信が必要かは製品によって異なります。

安全性は導入形態だけでは決まりません。アクセス権、端末の更新、バックアップ、ID・パスワード管理、障害時の復旧手順を確認してください。インストール型でも、伝送や更新に必要な通信環境と費用の確認が必要です。

デメリットは、初期費用が高額になる場合があることです。
ただ、長い目で見るとパッケージ型の方が安く済む場合もありますので、注意が必要です。

また、バックアップやアップデートなどは、自分で管理する必要があります。
それから、万が一パソコンが故障した場合などに、データが全て消えてしまうリスクもあります。

ちなみに国保連への請求業務の際には、インターネット回線が必要であることも、忘れないでくださいね。

パッケージ型の費用について

多くのパッケージ型のソフトは導入時に費用を一括で支払うことが多く、初期費用はかさむと考えておいた方が良いでしょう。
その代わり、月々の支払いは必要ない場合がほとんどですので、長く使えば使うほどコスパは良くなると言えます。

一括払いを躊躇する事業所のために、ソフト会社によっては、分割やリース契約をしている場合もあります。
分割やリース契約ならば、初期費用を抑えて同じソフトを使用することができます。

ただ、毎月支払いをする必要があり、トータル料金で考えると一括での支払いより高くなるケースがほとんどです。

また、リース契約の場合、契約期間が終了した時に再度契約手続きが必要になります。
この時のデメリットも考慮の上、決断されることをお勧めします。

パッケージ型のインターネット環境について

パッケージ型の介護ソフトはパソコンにインストールして使いますので、インターネット環境がなくても使用できます。
ただ、国保連への請求業務などを行う場合には、インターネット回線が必須となります。

インターネット経由でないことで個人情報などの流出が起こりにくいのも、パッケージ型のメリットです。

インストール型でも、国保連伝送、法改正対応、オンライン認証などに通信が必要な場合があります。必要な通信環境と安全な接続方法は、販売元の推奨条件に従ってください。

国保連請求用データの作成機能と伝送機能は、製品・契約で異なります。請求だけを行うソフトか、記録や計画書まで扱えるかを確認し、別契約が必要な部分を整理しましょう。

パッケージ型のデータ管理について

パッケージ型は自社のパソコンなどにソフトをインストールして使うため、データの管理は基本的にご自身で行う必要があります。
パソコンの故障や不具合で、データを消失してしまう可能性は否定できません。

• ですから、万が一に備えてこまめにバックアップをとることは、必須と言えます。
• 心配な場合は、データ復旧サービスを行なっているソフト会社もありますので、契約する前に確認しておくと良いでしょう。
• ただ、データ復旧も100%成功するわけではありません。

また、復旧に日数がかかると、その間の業務に支障が出る可能性もあります。
やはりご自身でのバックアップがマストと思っておいた方が、良いと思います。

パッケージ型のソフトのカスタマイズについて

• 介護ソフトと一口に言っても、その種類は様々です。
• 国保連への請求だけに対応したタイプから、複数の事業所をまとめて管理できるようなタイプのものまで、その幅はかなり広いものになります。
• 他にも、スタッフの給与やシフト管理ができるもの、運営状況を分析できるものなどもあります。

事業所によって使いたい機能は異なり、必要なものだけピックアップできるのがベストですよね。
パッケージ型の介護ソフトなら、事業所の希望に合わせて、機能を付け足すこともできます。

カスタマイズすることで、それぞれの事業所にぴったりの介護ソフトが完成するということです。
導入前に相談してカスタマイズするだけでなく、導入後に事業体制の変更などがあった場合に柔軟に対応してくれるソフト会社もあります。

パッケージ型の法改正への対応について

• 数年毎に介護保険制度や介護報酬は、改正が行われますよね。
• 介護ソフトを導入した後にそれらがあった場合、その度にシステムのアップデートを行わなければなりません。
• このアップデートは、無償の場合と、追加費用がかかる場合があります。

パッケージ型の介護ソフトの場合、インストールしたパソコンを操作して、そのアップデートを行う必要があります。
基本的にはソフト会社から受け取ったCD-ROMなどのアップデートソフト使って、自分たちでアップデートすることになります。

インターネット回線を利用している場合、メーカーがインターネットを介してアップデートを行ってくれる場合もあります。
アップデートも任せたいと思う事業所は、そのサービスがあるかどうかも、確認しておきましょう。

パッケージ型の国保連請求について

パッケージ型は日常の業務にはインターネット回線を必要としませんが、国保連伝送をする場合には、インターネット回線が必要となります。

インターネットを使わず、CD-Rなどの磁気媒体を利用しても請求はできますが、かなり手間がかかります。
せっかく介護ソフトを使って業務効率を上げているのなら、国保連請求もインターネットを利用した伝送をお勧めします。

ただ、パッケージ型の介護ソフトには、国保連請求の機能が含まれていないものも多く、伝送するためには別のソフトが必要になることがあります。

本来事業所で電子証明書を取得してから国保連請求となりますが、メーカーのソフトを利用すればメーカーの電子証明書を使用できます。
取得に伴う手数料や更新料がかからなくなりますので、メーカーの伝送ソフトを使うメリットは大いにあるでしょう。

クラウド型とは

介護ソフトにはパッケージ型とクラウド型の2種類があります。

こちらではクラウド型について、説明します。

場所にとらわれずに利用できる

• クラウド型は、インターネットを経由してソフトを利用します。
• インターネット回線さえあれば、パソコンだけでなくタブレットやスマートフォンでも、利用することができます。
• クラウド型のメリットは、場所にとらわれずに利用できる点です。

また、パソコンやタブレットが故障しても、データが消えることはありません。
というのも、データを保管しているサーバの管理は、ソフト会社がしてくれているからです。

• もちろんアップデートなどの作業も、ソフト会社が行ってくれます。
• 初期費用を抑えられるのも、クラウド型のメリットです。
• パッケージ型に比べると価格が低いものが多く、導入しやすいとも言えます。

通信障害やシステム停止に備え、連絡先、復旧手順、請求期限に近い時期の代替手段を確認します。必要な機能を増やす場合は、追加費用も見積もりに含めましょう。

クラウド型の費用について

初期費用、継続利用料、保守、伝送、端末、オプションを分けて確認します。初期費用0円の製品でも、契約期間・機能・利用人数によって総額は変わります。

ただ、初期費用はかからず、月額利用料も比較的低価格であっても、長い目で見るとパッケージ型より高くなることがあります。
ですから安易に判断せず、3～5年の期間でかかる総額を計算してみるのが良いと思います。

クラウド型のインターネット環境について

クラウド型はインターネットを経由してソフトを利用しますので、インターネット回線は必須になります。
データはインターネット上に保存しますので、複数の端末で共有することが簡単にできます。

• また、インターネット環境があれば、パソコンだけでなくタブレットやスマホなどの端末を使って、どこでも使えるのが便利です。
• 例えば訪問先で記録を入力したり、前回のデータを確認することもできます。
• データを見れば状況も把握しやすく、スタッフのスムーズな引き継ぎなどの助けにもなります。

安全性は導入形態だけでは決まりません。アクセス権、端末の更新、バックアップ、ID・パスワード管理、障害時の復旧手順を確認してください。インストール型でも、伝送や更新に必要な通信環境と費用の確認が必要です。

クラウド型のデータ管理について

クラウド型でも、バックアップの頻度、保存期間、復旧手順、障害時の対応を確認しましょう。契約終了時にデータを取り出せるか、事業所側でも必要な帳票を保存できるかが重要です。

データを保存するサーバーのメンテナンスは、ソフト会社が定期的に行ってくれます。
もちろんその費用も、月額料金に含まれています。

クラウド型のソフトのカスタマイズについて

豊富な介護ソフトですが、自社にぴったりの機能を備えた完璧なものは、なかなか見つからないかもしれません。
そんな時に介護ソフトの機能をカスタマイズできたら、ありがたいですよね。

カスタマイズや他システムとの連携は、パッケージ型・クラウド型とも製品ごとに異なります。標準機能で足りない業務と追加したい帳票を示し、対応範囲、追加費用、更新後の保守を販売元に確認しましょう。

クラウド型の法改正への対応について

• 介護保険制度や介護報酬は、数年毎に改正が行われます。
• 介護ソフトを導入した後に改正が行われた場合には、その度にシステムをアップデートする必要があります。
• 定期的に行われる法改正に合わせて、毎回アップデートを行うのは、少し手間に感じる方もいらっしゃるでしょう。

クラウド型では販売元が更新する方式が多いものの、更新日、停止時間、追加料金、利用者側で必要な操作は製品によって異なります。請求前の更新案内を確認できる体制を整えましょう。

システムのバージョンアップなども、自動的に行ってくれますので、変更がある度に手間がかからないのはとても助かりますね。

クラウド型の国保連請求について

介護業務の中でも国保連請求を手間に思う事業所は多く、最近ではインターネットでの伝送が一般的になりました。
クラウド型の介護ソフトは国保連伝送サービスを兼ね備えているものも多く、そのような場合には簡単な作業だけで国保連請求を終えることができます。

国保連伝送は、ソフトに含む場合と別契約・別料金の場合があります。請求用データの作成と伝送は区別し、必要な申込み、電子証明書、費用、更新手続きを公式案内と販売元で確認してください。

介護ソフトを一覧から検討する際のポイント

ソフトを一覧から検討するコツ

• 介護ソフトを一覧で見る場合、表示される項目はサイトによって異なります。
• そのため、まずは必要な項目を表示できるサイトを探す必要があるでしょう。
• 比較検討する項目としては、どのようなものがあるでしょうか？

比較する項目として、まずは対応しているサービスを確認しましょう。
介護ソフトにはデイサービスや訪問介護、当別養護老人ホーム、知的障がい者施設などの介護事業所の種類によって分かれています。

その中で、介護ソフトを必要としている介護事業所に対応したものを選ばなくてはいけません。
また、訪問介護とデイサービスなど、複数の種類で使用する場合は両方に対応したものを選ぶ必要があるでしょう。

また、介護給付請求時には国保連にインターネットで必要な書類を送付するのですが、その介護連伝送機能があるかどうかも確認するべきポイントです。
多くの介護ソフトが対応しているのですが、CSVファイルは作成できても伝送機能がないものやオプションになっているものもあります。

介護ソフトにはパッケージ型とクラウド型があるため、どちらかも確認しましょう。
パッケージ型は最初にソフトの代金を支払ってパソコンにインストールして使用するもので、買い切り型なので長く使えばそれだけ安くなります。

クラウド型は、インターネットを経由して利用する形態です。利用できる端末・ブラウザーや、専用アプリが必要かを確認してください。事業所外から利用する場合はアクセス制限や権限設定も確認しましょう。

基本的に料金体系は月額タイプになっていて、別途導入費用が掛かることもあります。
パッケージタイプと比較して初期費用は抑えることができるのですが、ランニングコストになるので長期間使用を続ければ続けるほどパッケージ型よりも費用が高額になる可能性が高くなります。

また、ネットに繋がらなければ使用できません。
セキュリティをしっかりしなければ、不正アクセスによって情報流出のリスクもあります。

• 訪問介護系の介護事務所では、タブレットに対応しているかどうかも重要でしょう。
• スマートフォンにも対応していれば、より使い勝手が良くなります。
• また、サポート体制が充実しているかどうかも比較したいポイントです。

介護サービスでは、介護記録や国保連伝送以外にも、見守りシステムや服薬管理システムなど様々な機器やサービスとの連携が求められることがあります。
業務で必要なものに対応しているかどうかも、重要となるでしょう。

検討する際に確認する重要ポイント

介護ソフトを検討する際に重要なポイントは、介護事業所によって異なります。
画一的なポイントではなく、それぞれの介護事業所で何を求めているのかということが重要だからです。

例えば、特別養護老人ホームで誰もが絶賛している介護ソフトがあるとします。
それは同じ特別養護老人ホームなら導入しても良いかもしれませんが、訪問介護系の介護事業所では役に立つとは限らないのです。

また、大手の介護事業所で絶賛しているからと言って、小規模な事業所で役立つとは限りません。
系統や規模が同程度でも、求める機能が異なればお勧めの介護ソフトも違ってくるでしょう。

まずは、どのような問題があるのか、解消するために何が必要なのかを明確にして、それを解消できる介護ソフトを探しましょう。
そして、次に必要なこと都優先順位をつけて、介護ソフトを絞り込んでいってください。

介護ソフトには、1つだけで何でもできるものはなく、多くのことができるソフトはそれだけ高額になっていきます。
無駄な機能に無駄なお金を払うことがないように、必要なことを絞りこんでいってそれを確実にできるソフトを選ぶようにしましょう。

まとめ

• 介護ソフトを比較検討する場合は、非常に多くの項目があります。
• どのような項目があって、何を比較すればいいのかをしっかりと把握しておかなければ、一覧から介護ソフトを選ぶのは困難でしょう。
• まずは、自分の事業所でどのような問題があるのか、解消するためには何が必要なのかを確認して、その問題を解消できる介護ソフトを探しましょう。
• ある程度絞り込んだら、他の希望も含めて絞り込んでください。